报价单自动生成
外贸企业 · 郑州
客户是谁
郑州一家做五金出口的，四百多个产品、三套报价条款，六个业务员各自维护自己的报价记录。
原来怎么干
- 要报价的时候，先在邮箱里搜历史邮件，找一个相似的单子。
- 把附件下载下来，改产品、改数量、改价格、改条款。
- 另存成一个新文件，发给客户，同时抄送自己留底。
卡在哪
- 一份 40 分钟。询盘多的时候，业务员一天有一半时间在改报价单。
- 报错价。改价格时漏改了一行，或者用了上个月的旧价，发出去才发现。
- 历史报价找不回来。客户问「上次那个价能不能再做」，翻了半小时邮箱。
我做了什么
01
产品、价格、条款做成一张表
业务员改价就改这张表，报价单一律从表里取数，不再有「另一个版本的报价单」。
02
选产品、填数量、出 PDF
搜产品名或型号，加进单据，填数量，价格和条款自动带出来，一键导出 PDF。
03
历史报价可检索
每份报过价的单子都留档，按客户、产品、时间都能查到当时报了多少。
04
没有新系统要学
入口就是一个网页，业务员原来的习惯不变，只是把「改 Word」换成「填表」。
交付了什么
报价单工具网页版，选产品 → 填数量 → 导出 PDF
产品与价格表导入原来的 Excel，含三套条款模板
报价存档可检索，能导出成对账用的清单
部署文档装在公司自己的服务器上，数据不出内网
一次培训六个业务员一起，一小时内都能独立出一份单
结果
40 分钟 → 5 分钟
业务员单份报价耗时
- 报错价的问题没了，价格只有一个来源。
- 客户问历史价格，十秒能查到，不用再翻邮箱。
- 业务员每天多出两三个小时跟进新询盘。
工期
2 周。第 1 周做数据导入和报价单生成，第 2 周做存档检索和部署，第 2 周周末上线并培训。